Excel数据透视表:以自己的方式查看数据

2008-02-23 05:44:51来源:互联网 阅读 ()

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  Microsoft Office Excel 2003 工作表是组织和分析财务数据的理想工具。例如,您可能会创建一个包含差旅住宿费的工作表。如果需要各个季度的分类汇总,您知道如何相应地修改工作表。

  但是,在需要按季度查看费用类别总计时会发生什么情况呢?而且如果您每次只想查看某一类或某一年份又该怎么办呢?在 Excel 工作表中能实现这些吗?当然可以。有没有更容易的方法?肯定有。

  ·一种更容易的方法

  Microsoft PivotTable® 报表就是答案。不必写入复杂的公式,您可以使用向导创建一个交互式表格来自动提取、组织和汇总您的数据。然后,您可以使用该报表分析数据并进行比较、检测样式和关系并分析趋势。

  例如,您可以使用一个包含差旅费事项的电子表格...

Excel 工作表来源

数据透视表的 Excel 电子表格源

  ...创建一个按类别和季度汇总员工差旅费总计的数据透视表。

各类别、年份和季度的费用

数据透视表,包含各类别、年份、季度的结果

  现在,不必更改原始工作表,您就可以创建另一个数据透视表,通过其他方式来查看数据;例如,可以按员工或按月份查看差旅费,而不必输入一个公式。

  下面说明如何快速创建数据透视表。

  ·创建数据

  首先,在 Excel 工作表中创建数据。您可以将现有的电子表格或数据库中的数据导入到新 Excel 工作表中。确保数据可用于数据透视表:

  1. 删除所有空行或空列。
  2. 删除所有自动小计。
  3. 确保第一行包含各列的描述性标题。
  4. 确保各列只包含一种类型的数据— 例如,一列中是文本,另一列中是数值。

  ·启动“数据透视表和数据透视图向导”

  1. 在 Excel 工作表中,从要根据其创建数据透视表的表格选择一个单元格。
  2. “数据”菜单上,单击“数据透视表和数据透视图”启动“数据透视表和数据透视图向导”。

    如果不能选择数据透视表和数据透视图怎么办?

    如果工作簿是共享的(共享工作簿:允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿。每位保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订。),则“数据透视表和数据透视图”命令不可用。

    数据透视表和数据透视图向导 - 3 步骤之 1

  3. “数据透视表和数据透视图向导 - 3 步骤之 1”“请指定待分析数据的数据源类型:”下,单击“Microsoft Office Excel 列表或数据库”
  4. “所需创建的报表类型:”下,单击“数据透视表”
  5. 单击“完成”

  Excel 会在您的工作簿中插入一个新工作表,该新工作表包含报表的布局区域(即“数据透视表”工具栏)和“数据透视表字段列表”。

空白数据透视表

  ·开始构建您的数据透视表

  • “类别”字段从“数据透视表字段列表”拖动到数据透视表的“将行字段拖至此处”区域。

  不要担心会将字段放错位置 ,您以后可以随意移动它们。

  请注意,向导会使用您的工作表中“类别”列的数据自动填充行。此外,“数据透视表字段列表”中所使用的字段以粗体显示。

行中为“类别”的数据透视表

包含“类别”行的数据透视表

  如果看不到“数据透视表字段列表”怎么办?

  如果看不到“数据透视表字段列表”,请在带轮廓的布局区域中单击。如果仍然看不到它,请单击“数据透视表”工具栏上的“显示字段列表”按钮。

“数据透视表”工具栏和“显示字段列表”按钮

   “数据透视表”工具栏在什么位置?

  该工具栏显示时应该浮动在工作表上或停靠在一侧。如果没有显示该工具栏,请单击“视图”,指向“工具栏”然后单击“数据透视表”

  ·给报表添加数据

  • 将包含要汇总数据的字段,例如,“金额”字段,从“数据透视表字段列表” 拖动到数据透视表的“请将数据项拖至此处”区域。

  现在,数据透视表会显示每个类别的费用总计。

包含类别和费用总计的数据透视表

包含类别和金额的数据透视表

  ·给报表添加页排序字段

  要按“类”筛选数据,可以在页顶部创建一个下拉箭头。

  1. “类”字段从“数据表字段列表”拖动到“将页字段拖至此处”区域。
  2. 单击“类”下拉箭头,然后选择一个类。

  现在,您可以看到某个时间某一个类的费用类别。

包含类别和费用总计数据透视表

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